Qué necesita de verdad un software de farmacia hospitalaria
Tres cosas: existencias confiables, trazabilidad de cada movimiento y que la salida por la ventanilla quede facturada. El resto son reportes bonitos sobre un dato que no cuadra.
En Hospinet la farmacia no es un sistema aparte que después hay que cuadrar contra la caja. El medicamento que el médico receta, el que la enfermera administra al paciente ingresado y el que el cajero factura son el mismo registro del mismo catálogo. No hay dos verdades.
Catálogo, existencias y movimiento en la farmacia hospitalaria
El catálogo guarda descripción, marca, presentación, unidad de medida, unidad de compra, costo, precio de venta e impuesto. El código de barras se genera automáticamente a partir del tipo de artículo cuando el producto no trae uno. Cada producto se activa o desactiva y se puede limitar a las sedes donde de verdad se vende.
Las existencias no son un número global: viven por bodega. Cada bodega pertenece a una sede y se marca cuál es la bodega central. Cada línea de existencia guarda cantidad, fecha de vencimiento y las cantidades mínima y máxima que esa bodega debe mantener.
Todo movimiento genera una transacción con la cantidad y el usuario que la provocó. No hay ajuste anónimo. Se puede consultar el movimiento del mes de un producto en una bodega concreta y ver de dónde salió cada unidad.
De la receta al despacho
El médico deja la orden médica dentro de la consulta y le agrega las prescripciones: el medicamento tomado del catálogo y la dosis. Farmacia trabaja sobre el listado de órdenes pendientes y marca la orden como despachada al entregarla.
El listado de órdenes por período se exporta a Excel con fecha, paciente, texto de la orden, médico y los medicamentos prescritos con su dosis. Sirve para auditar qué se está recetando y para negociar con el proveedor con datos en la mano en vez de con impresiones.
Cuando el despacho se factura, el sistema descarga la existencia de la bodega correspondiente. La salida de inventario y el ingreso de caja son el mismo acto, no dos procesos que se comparan a fin de mes y nunca cuadran.
Medicación del paciente hospitalizado
Para el paciente ingresado, el medicamento se programa contra la admisión: producto, unidades, intervalo de horas y número de repeticiones. El sistema calcula la próxima dosis, guarda la última aplicada y lleva la cuenta de cuántas se han suministrado.
Cada dosis administrada se registra por separado, con su hora y el usuario que la aplicó. El cargo del medicamento entra a la cuenta del paciente por esa misma vía, así que la hoja de medicación y la cuenta del ingreso salen del mismo dato.
Los protocolos por afección definen el tratamiento con principio activo, tipo de medicamento y vía de administración —oral, intramuscular, intravenosa, tópica y otras—, de modo que la prescripción parte de un estándar y no de la memoria de cada médico.
Compras, requisiciones y traslados entre bodegas
Una bodega que se queda corta levanta una requisición a la bodega central. La requisición pasa por estados: incompleta, solicitada, en cotización, aprobada o rechazada. Al aplicarse la transferencia, el sistema descarga en el origen y carga en el destino, y si llega menos de lo que salió se registra la anomalía con su responsable.
Cuando hay que comprar afuera, se piden cotizaciones a los proveedores registrados y se comparan lado a lado. La cotización se autoriza o se rechaza, y de la cotización autorizada nace la orden de compra. Al recibir se registra lo que llegó y lo que quedó pendiente, con anomalías si el proveedor mandó algo distinto. La factura del proveedor queda con su plazo de pago.
El permiso de comprar, el de autorizar la compra y el de recibirla son tres permisos distintos en el sistema. Quien pide no es quien autoriza ni quien recibe. Esa separación es lo que hace auditable la farmacia.
Conteo físico y control de vencimientos
El conteo se levanta como un historial de inventario: se captura lo que el sistema dice y lo que la persona encontró, y el sistema muestra la diferencia línea por línea. Mientras está en captura no ajusta nada; los ajustes se aplican en un paso aparte, explícito y registrado.
Cada bodega tiene un responsable asignado. El sistema le envía por correo el listado de productos cuyo vencimiento cae dentro de una ventana de un mes hacia atrás y un mes hacia adelante, tomados del último conteo. El producto por vencer se ve antes de vencerse, no cuando lo encuentra el auditor.
Preguntas frecuentes
¿Maneja fechas de vencimiento?
Sí. Cada línea de existencia lleva su fecha de vencimiento, y el conteo físico se captura por producto y por vencimiento. El aviso automático por correo al responsable de la bodega se genera a partir del último conteo registrado.
¿Puede una clínica tener varias bodegas?
Sí. Las bodegas se crean por sede, se marca cuál es la central y cada una lleva sus propias existencias, sus mínimos y máximos y su responsable. Los traslados entre bodegas quedan registrados con origen, destino y anomalías.
¿Quién puede autorizar una compra?
Quien tenga ese permiso. Hospinet separa los permisos de gestionar inventario, efectuar compras, autorizar compras y recibir compras. Se configuran por usuario, de modo que la persona que pide no sea la que aprueba.
¿La existencia se descuenta al recetar o al facturar?
Al facturar. La receta genera la orden y el despacho la marca como entregada, pero la existencia se descarga de la bodega cuando la venta se registra. Así el inventario y la caja hablan del mismo movimiento.
¿Puedo saber qué está recetando cada médico?
Sí. El listado de órdenes médicas por período se exporta a Excel con la fecha, el paciente, el médico y los medicamentos prescritos con su dosis. Es el reporte con el que se sostiene una conversación de comité.
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